Zmiana systemu raportowania wynagrodzeń. (RTI) Real Time Information

Od 06 kwietnia 2013 pracodawcy będą musieli składać informacje o wypłaconych wynagrodzeniach do HMRC w czasie rzeczywistym. RTI – skrót od Real Time Information. Oznacza to, że pracodawcy lub ich księgowi będą musieli:
• wysłać dane do HMRC za każdym razem, gdy pracownik otrzyma wypłatę wynagrodzenia;
• używać oprogramowania płacowego w celu umożliwienia wysłania tej informacji drogą elektroniczną w ramach czynności w procesie rejestracji wypłat.

Co to oznacza dla pracodawców od strony organizacyjnej? Otóż jedynie, choć może należałoby powiedzieć – aż, do regularnego informowania swoich księgowych o wypłatach wynagrodzeń wszystkich pracowników.
Od tego momentu urząd skarbowy będzie posiadał zawsze bieżące, zawsze aktualne informacje z listy płac pracodawcy. Mam na myśli nie tylko wysokość wypłaconych wynagrodzeń, WYPŁACONYCH a nie tylko NALICZONYCH, ale także dane osobowe i adresowe pracowników. Zastąpiony zostaje dotychczasowy model informowania urzędu skarbowego. Kiedy to raporty o naliczonym podatku i składkach na ubezpieczenie społeczne wysyłane były po zakończonym roku podatkowym, w terminie do 19 maja.

Zmiany powyższe zostały już wdrożone w dużych przedsiębiorstwach w roku podatkowym 2012/13. Teraz nastąpił czas na ich wprowadzenie w małych i średnich firmach.
Urząd skarbowy HMRC dostrzegł problem organizacyjny, jaki może pojawić się w przypadku częstych wypłat – więcej niż dwa razy w miesiącu. Normą jest przecież wypłacanie wynagrodzeń raz w tygodniu a niekiedy nawet dwukrotnie. Stąd dla pracodawców, zatrudniających do 50 pracowników urząd złagodził zasadę i do dnia 5 października 2013 będą oni mogli raportować w terminach, jakie są lub były przyjęte za dni wypłat. HMRC zastrzega, że raport można przekazać nie później niż ostatni dzień miesiąca podatkowego, czyli do każdego 5 dnia miesiąca.

Na pocieszenie dodam, że HMRC ogłosiło opisywaną zmianę, jako największe wydarzenie w historii rozwoju systemu poboru podatkowego i ubezpieczeniowego od roku 1944. Czyli od momentu wprowadzenia National Insurance Contribution.

Sprawozdawczość roczną za rok podatkowy 2012/13 będziemy wysyłać jeszcze starą metodą. Czyli w postaci formularzy P35, P14 w terminie do 19 maja. Nasi klienci mogą mieć pewność dotrzymania terminów rozliczeń. W pierwszej kolejności przekazywać będziemy formularze P60 przeznaczone dla pracowników etatowych. Następnie, na początku maja prześlemy do HMRC roczne zestawienia wynagrodzeń wraz z kopią do klienta (P35, P14). Wszystkie operacje wykonywane są elektronicznie, łącznie z otrzymaniem z urzędu skarbowego potwierdzenia ich dostarczenia.